آقای جرمیا دیلون (Jeremiah Dillon)، مدیر دپارتمان بازاریابی محصول در Google Apps، طی ایمیلی به اعضای تیمش چند نکته را گوشزد کرده است که رعایت‌شان موجب افزایش بهره‌وری در سر کار می‌شد.
تئوری ایشان چنین است: اگر زمان کاری‌تان را هوشمندانه قاچ قاچ کنید، قادر خواهید بود کارهایی که مثل مورچه از سر و کول لیست در دست احداث‌تان بالا می‌روند را به طرفه‌العینی تکمیل کنید.
در ادامه شما را با چند نکته‌ی کلیدی از ایمیل آقای دیلون آشنا می‌کنیم.
۱. برای انجام هرکار یک بازه زمانی مشخص تعیین کنید
دیلون بر این اعتقاد است که محل کار می‌تواند بین دو گروه از آدم‌ها تقسیم شود: سازنده‌ها و مدیرها.
در حالی که روز کاری مدیرها به قاچ‌های ۳۰ دقیقه‌ای تقسیم‌بندی می‌شود، زمان کار از نظر سازنده‌ها نصف روز یا تمام روز است. منظور از سازنده‌ها کسانی است که متعهدند تا «زمان بسازند»، یا وظایف‌شان را در یک محدوده‌ی زمانی مشخص در طول روز تکمیل کنند.
جرمیا دیلون به تحقیقی که راجع به ورزش کردن بود، اشاره می‌کند. در طی این تحقیق سه گروه مورد آزمایش قرار گرفتند و از هر سه گروه خواستند تا به ورزش کردن بپردازند. گروهی که دستورالعمل مشخص‌تری نسبت به بقیه دریافت کرده بود – روز و ساعت ورزش کردن از قبل برایشان مشخص می‌شد – با نرخ تعهد ۹۱ درصدی افرادش به ورزش، موفق‌ترین گروه تشخیص داده شد.
از همین رو، دیلون توصیه می‌کند «مدیران هم اگر مثل سازنده‌ها به زمان نگاه کنند، می‌توانند بهره‌وری بیشتری داشته باشند».
۲. برنامه‌ی زمان‌بندی جلسات را بازبینی کنید
نگاهی به تقویم جلسات بیندازید. شاید بد نباشد بعضی‌هایشان را مختصرتر برگزار کرد، یا افراد کمتری را دعوت کرد. یک سری را باید در تقویم جابجا کرد و حتی چند تایشان هم ضروری نیستند و می‌توان لغوشان کرد. زمانی که با هزار مکافات ذخیره کرده‌اید را از نو بین کارهایتان توزیع کنید.
۳. برنامه ریزی خود را بر اساس میزان انرژی که در هر روز هفته خواهید داشت تنظیم کنید.
سعی کنید هر روز تلاش‌تان برای «زمان‌سازی» را بیشتر به سمت صبح بکشانید چون صبح‌ها تیزتر هستید.
کارهای ضروری‌تان را به آخرین ساعاتِ آخر هفته، و بعد از خاتمه‌ی جلسه هفتگی نکشانید. از روزهای آخر هفته برای انرژی گرفتن جهت برنامه‌ریزی برای کل هفته در روز شنبه استفاده کنید و مهمترین وظایف کاری‌تان را به روزهای شنبه و یکشنبه موکول کنید، یعنی زمانی که انگیزه‌تان در بالاترین درجه‌اش قرار دارد.
همچنین دوشنبه‌ها به درد جلسه گذاشتن می‌خورد و سه‌شنبه‌ها که هیجانتان پایین‌تر می‌آید، بهترین موقع برای برنامه‌ریزی بلندمدت است.
برگرفته از: inc.com